Канцелярия подводит итоги прошедшего года

О том, как работала в 2009 году канцелярия городского управления, я попросил рассказать городского секретаря Кохтла-Ярвеской городской управы Анну Генералову, исполняющую свои обязанности с 1 апреля 2008 года.

- Анна, давайте начнем с численного состава канцелярии. Сколько на сегодняшний день служащих в городской управе?
- Если раньше в составе городской канцелярии было 33 служащих, в том числе 13 вспомогательных, то на сегодняшний день, согласно решению городского собрания от 25 января 2010 года, в канцелярии 24 служащих, в том числе 11 вспомогательных. Уменьшение численности на 9 человек, то есть на одну треть, - это очень существенное сокращение. Вся работа сокращённых легла на плечи оставшихся. И если учитывать тот факт, что канцелярия начала несколько новых проектов, то можно сказать, что нагрузка у чиновников канцелярии очень большая. Но, несмотря на это, нам удалось показать, на мой взгляд, отличные результаты работы. Основная цель, которую мы поставили перед собой, – это добиться слаженной работы команды, так сказать, дружелюбной рабочей атмосферы. И эту цель нам удалось достигнуть. На сегодняшний день городская канцелярия является сплочённым коллективом, способным справиться с любой поставленной задачей.
- Я слышал, что недавно был создан новый регистр законодательных актов, а также регистр печатей и штампов. Расскажите вкратце об этом.
- Регистр законодательных актов городского собрания был и раньше, но пользоваться им было не очень удобно. Для помощи в выполнении этой задачи мы пригласили на практику студентов. И под руководством заведующей канцелярией городского собрания Иветты Саккарт-Линнард был создан новый, более удобный регистр законодательных актов. Студенты за отличное выполнение работы получили от городского секретаря благодарственные грамоты. Работа над усовершенствованием регистра продолжается.
Что касается печатей и штампов, то нами была проведена ревизия этого хозяйства: устаревшие и не нужные печати и штампы согласно актам ликвидировали, а используемые зафиксировали в регистре и снова выдали чиновникам под подпись. При переходе от 2009 года к 2010 часть используемых печатей и штампов пришлось бы списать, так как на большинстве из них стояли даты «200.....а», которые в 2010 году уже нельзя было бы использовать. Мы своими силами исправили печати и штампы, и благодаря этому сэкономили большую сумму денег.
- За годы работы канцелярии в ваших архивах скапливается довольно много документации, в том числе, устаревшей.
- Да, вы правы. Но ни один документ, даже тот, срок хранения которого давно истёк, нельзя без соответствующего разрешения уничтожить. Архивариусами, параллельно своей основной работе, была выполнена огромная и очень важная задача: систематизация, перепись и составление описи на списание устаревших документов, и в итоге получено разрешение от Государственного архива на ликвидацию огромного количества устаревших документов. Это позволило нам привести в порядок архивные помещения.
- С июля прошлого года часть нотариальной работы от городских секретарей перешла к нотариусам. В связи с этим, напомните, какие вообще документы вправе нотариально заверять городской секретарь?
- Действительно, с 1 июля 2009 года часть нотариальной работы городские секретари передали нотариусам. На сегодняшний день городские секретари вправе нотариально заверять копии документов, оформлять доверенности на получение пенсий и социальных дотаций, заверять заявление для Пенсионного департамента о переводе пенсии и социальной дотации на счёт другого человека, а также оформлять ряд других сделок. Было детально проработано соответствующее законодательство, подготовлены образцы нотариальных документов, в результате удалось ускорить процесс оформления документов, что для пенсионеров крайне важно. При необходимости можно оформлять документы и на дому. Оформление доверенности на получение пенсий и социальных дотаций, заверение заявления для Пенсионного департамента о переводе пенсии и социальной дотации на счёт другого человека - для пенсионеров производится бесплатно.
- В прошлом году, если не ошибаюсь, была обновлена официальная интернет-страница городской управы. Будет ли она совершенствоваться в дальнейшем?
- Наполнение интернет-страницы города информацией - это объёмная, кропотливая и ответственная задача, поэтому открытие официального сайта города - это дорогостоящее удовольствие. Нам удалось эту задачу выполнить практически собственными силами. Конечно же, развитие сайта и его наполнение новыми данными - это работа постоянная, но основа, так сказать «фундамент», уже заложен. Радует, что жители города, особенно студенты, активно участвуют в развитии городского сайта.
- На сегодняшний день заседания городской управы проходят практически без использования бумаги, то есть, используется электронная система подготовки и проведения заседаний?
- До внедрения электронной системы, при подготовке заседаний, канцелярии приходилось делать огромное количество копий проектов административных актов, так как чиновники должны ознакомиться с документами до обсуждения их на заседании. Была реорганизована работа протоколиста канцелярии (чиновника, занимающегося подготовкой и проведением заседаний городского управления), своими силами проведено переобучение, а также разработана пошаговая система работы. На сегодняшний день подготовка к заседаниям горуправы, а также и сами заседания проходят практически без использования бумаги. Плюсы данной системы - это бесспорная экономия денежных средств и трудовых ресурсов.
Кроме того, нам удалось внедрить новую систему администрирования документов. Для ее разработки был составлен проект, который в объеме 417 200 крон был профинансирован из еврофонда. Надо сказать, что доля самофинансирования города в данном проекте составила ноль крон. Новая система являет собой полный переход администрирования документов от бумажной к электронной. Она доступна как всем городским организациям, включая и депутатов горсобрания, так и жителям города. Масштабы этой системы явно заслуживают того, чтобы о ней рассказать подробнее, но, учитывая регламент газетной полосы, перечислю только некоторые ее плюсы: хранение и отсылка документов в дигитальном виде; организация электронного обращения документов; большой круг участников системы; ускоренный и упрощённый поиск и обработка необходимых документов; ускорение распространения информации и так далее.